Una reunión familiar es una excelente manera de reunir a todos en tu clan. Sin embargo, cuando se tiene en cuenta el costo de un lugar, viajes, comidas y entretenimiento, incluso un evento modesto puede costar miles de dólares. ¿Cómo puede planear una reunión familiar que traiga recuerdos duraderos pero que sea fácil para la billetera?

Los tenemos. Aquí hay siete consejos para planificar una reunión familiar divertida y memorable con un presupuesto ajustado.

Empezar temprano

Lo más probable es que los miembros de su familia estén dispersos por todas partes. Entre la distancia, los compromisos laborales y los planes familiares, es poco probable que se arregle algo en el último minuto.

Si hay algo en lo que vale la pena invertir, son los servicios de un buen fotógrafo o videógrafo para preservar los recuerdos en los años venideros.

María Bostwick

Autor y ex organizador de eventos

“Los calendarios festivos de las personas se establecen con mucha anticipación, así que comience a planificar con anticipación”, dice Marie Bostwick, ex planificadora de eventos y New York Times Autora superventas de literatura histórica y femenina. “Esto ayudará a impulsar la asistencia y brindará a los asistentes que viajan largas distancias la oportunidad de encontrar los vuelos y el alojamiento más baratos”.

Crear una página de reunión familiar en grupos de Facebook

Las personas se mantienen en contacto de diferentes maneras y te vuelve loco tratar de adaptarte a las preferencias de comunicación de todos. E incluso si quisiera hacer toneladas de llamadas telefónicas, probablemente tenga familiares en diferentes zonas horarias, y enviar invitaciones impresas puede consumir su presupuesto.

Tener una página de grupo de Facebook le ahorra tiempo, dinero y estrés al tener toda la comunicación de su reunión en un solo lugar. Úselo desde el principio para discutir fechas y lugares, y manténgalo activo durante todo el proceso de planificación a medida que se acerca la fecha del evento. Cualquier pariente que no esté en Facebook, asegúrese de mantenerlo actualizado por correo electrónico.

Establecer un presupuesto

No puedes apegarte a un presupuesto si no tienes uno. Después de discutir las fechas y los lugares, debe establecer un presupuesto.

“Lo importante es considerar los medios de la mayoría de los participantes”, dice Bostwick. “Los miembros de la familia más jóvenes o mayores pueden no tener los medios financieros para participar en actividades de reunión extravagantes”.

Algunos detalles básicos que necesita saber para crear un presupuesto suelto son:

• ¿Cuántas personas vendrán?
• ¿Habrá catering o comida compartida?
• ¿Dónde tendrá lugar?
• ¿Establecerá una tarifa de asistencia fija para cada invitado para cubrir los gastos?

Planifique descuentos fuera de temporada y pregunte por tarifas grupales

Muchos lugares ofrecen grandes descuentos durante la temporada baja. ¿Qué tal alquilar una gran casa de playa en enero? ¿O una villa de esquí en junio?

Encontrará mucho para ver y hacer incluso fuera de temporada, y los precios serán más bajos y las multitudes serán más reducidas. Otra forma de obtener grandes ofertas es reservar su reunión durante la semana en lugar del fin de semana.

Las aerolíneas y los hoteles suelen tener tarifas grupales que le brindan ahorros significativos. Sin embargo, no todos los sitios de reserva en línea ofrecen una tarifa de grupo, así que llame directamente al gerente del hotel o a la aerolínea y solicite una: los ahorros pueden valer la pena.

Elija una ubicación conveniente

El enfoque de cualquier reunión familiar es pasar tiempo juntos, y no es necesario reservar un lugar lujoso para eso.

“Muchas ciudades y comunidades alquilan espacios en parques, muchos de ellos con atractivos lugares de reunión, a un precio muy razonable”, dice Bostwick. “Consulte con los departamentos locales de parques y recreación para ver qué hay disponible. La mayoría de estos lugares públicos te permiten organizar tu propio catering, lo que puede significar grandes ahorros”.

Aparte de los parques locales y estatales, hay algunas otras ideas:

• Pabellón de picnic con parrillas en un parque local
• Camping junto a un lago o playa
• Centro de retiro de la iglesia
• recinto ferial del condado
• Área de picnic en un parque de diversiones o zoológico

Haz tu propio entretenimiento

Dependiendo de su lugar, su entretenimiento puede integrarse directamente en el lugar.

“Puede ahorrar dinero eligiendo un lugar de reunión de agua y arena”, dice la experta en reuniones familiares Marilynn Stewart, quien dirige familyreunionhelper.com. “Si tienes estos dos ingredientes, tu familia se divertirá mucho y no tendrás que gastar mucho dinero en actividades”.

Algunas otras ideas para su propio entretenimiento son:

• Concurso de karaoke
• concurso de talentos
• juegos de improvisación
• Torneo de softbol o kickball
• Búsqueda de tesoros

También debe considerar pedirle a un miembro de la familia con talento musical que toque música en vivo o sea DJ durante su evento.

Ahorre en comestibles

Para comidas de reunión con un presupuesto ajustado, “divida el costo entre los miembros de la familia”, dice Bostwick. “La comida puede ser muy costosa, así que haga una comida compartida para una comida”, sugiere preparar la carne para la cena y repartir las guarniciones.

Si viajar hace que una comida compartida sea un desafío, cree una barra de sándwiches, tacos o hamburguesas de autoservicio con muchos aderezos e ingredientes creativos, y agregue una barra de helado para mayor diversión.

¿A qué ediciones de reunión vale la pena entrar?

Con la mayoría de los aspectos de una reunión familiar, tiene la opción de ir por la ruta económica, pero hay algunos lugares donde vale la pena gastar algo de dinero.

“Si hay algo en lo que valga la pena gastar dinero, son los servicios de un buen fotógrafo y/o videógrafo para preservar los recuerdos en los años venideros”, dice Bostwick.

Si va a tener muchos niños en su evento, Stewart cree que definitivamente vale la pena alquilar un castillo hinchable. “Puede parecer un gran gasto, pero por menos de $200, tienes una actividad que mantendrá a los niños ocupados durante unas seis horas”, dice.

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