Una reunión familiar exitosa brinda a los participantes la oportunidad de crear nuevos recuerdos en un ambiente divertido y relajado. Pero cualquiera que haya planeado un evento como este sabe cuánto trabajo se necesita para coordinar todas las partes móviles. Si es la primera vez que piensa en organizar una reunión y no sabe por dónde empezar, no tema. Hemos recopilado las mejores ideas para reuniones familiares de planificadores expertos para garantizar que su evento se desarrolle de la mejor manera posible.

Planifique con mucha anticipación

Si es la primera vez que planea una reunión, comience con un año de anticipación. Esto le da tiempo para recopilar información, enviar encuestas y coordinar comités, ubicaciones y lugares. También maximizará su participación, ya que permite a los miembros de su familia planificar sus vacaciones en torno a la reunión.

Cuando decida una fecha, enumere múltiples opciones y recuerde que una sola fecha probablemente no funcione para todos. “No hay una cita perfecta. Alguien siempre tendrá un conflicto”, dice la especialista en marketing Dianne Turgeon Richardson. “Al igual que cuando se planifica una boda, debe elegir la mejor fecha y dejar que los asistentes establezcan sus propios horarios.” Encuentre una fecha que tenga el máximo potencial y luego respétela.

aceptar ayuda

Reunir un equipo le quitará parte del estrés de sus hombros. Piense en comités que puedan encargarse de diferentes aspectos de la reunión, tales como: B. Alojamiento, comidas, lugar y actividades.

Atrae a personas quisquillosas con buena comida.

genevieve tyrell

artistas y escritores

Esto es especialmente útil cuando la mayoría de su familia viaja a una reunión. “Intentar que la gente que vive en la zona [of the reunion] hacer la planificación”, dice Wendy Downey, una enfermera que ha estado planificando reuniones familiares durante décadas. “La larga distancia puede ser muy costosa debido al viaje, no solo por el evento”.

Dales algo que hacer

El hecho de que todos estén relacionados no significa que todos se conozcan. Un evento temprano para romper el hielo ayuda a los invitados a hacer conexiones y generar conversaciones. Aunque quieras planear eventos divertidos como B. concurso familiar o una presentación de diapositivas, no abrume a sus invitados. Para la mayoría de las personas, lo mejor de estar juntos es poder sentarse y compartir.

Sin embargo, no se preocupe demasiado por tentar a los miembros de la familia con un calendario de eventos. Porque el amor va mejor por el estómago. “Atraer a la gente astuta con buena comida”, dice Genevieve Tyrrell, artista y escritora con familia en los Estados Unidos. “El cangrejo azul al vapor en Maryland era lo nuestro”.

Mantente flexible

Una reunión familiar exitosa debe ser accesible para que los miembros de la familia de todos los ámbitos de la vida y en todas las etapas de la vida puedan participar. También debe ser relativamente asequible. Las barbacoas en el patio trasero son un elemento básico de reunión familiar por una razón: son simples y pueden ser de estilo pot-luck, con invitados que traen sus platos favoritos para reducir costos.

Ser flexible también significa planificar para el clima. Tómelo con calma de Stacey Kucharik, propietaria de la editorial Polished Print. “Hace cinco años estábamos planeando una gran reunión en un patio trasero, adornada con cientos de fotografías (algunas de ellas muy antiguas) y (inevitablemente) llovía a cántaros”, dice. “Invitamos a 150 personas y no había espacio para todos adentro, por lo que muchas personas se quedaron”. como B. el clima.

viajar sabiamente

Si está planeando una reunión a la que la mayoría de la gente tiene que volar, asegúrese de coordinar los arreglos de viaje. “Trate de reservar sin parar”, dice Michelle Justiniano, una azafata. “Si necesita reservar un vuelo con escalas, asegúrese de tener suficiente tiempo entre vuelos. Treinta minutos de una puerta a otra puede ser un desafío cuando estás en la parte trasera del primer avión y tienes que ir a otro vestíbulo”.

El clima también puede ser un problema cuando se viaja en avión, especialmente en la primavera o el verano, así que deje suficiente tiempo entre vuelos.

Considere subcontratar la ayuda

Si planear la reunión se vuelve abrumador, considere contratar a alguien para que se encargue de las cosas pequeñas. “Mi familia se reúne en un resort todo incluido en Cancún”, dice Diana Chhour, analista de soporte técnico con una familia numerosa. “El resort tiene un coordinador que programa las reservas de restaurantes.” Estas comodidades minimizan las molestias y lo liberan del estrés de tener que cuidar cada pequeño detalle.

“Mi familia alquila un albergue completo en el campo solo para nosotros”, dice Dan Underwood, que vive en Londres y se reúne con su familia escocesa cada pocos años. Alquilar una villa completa solo para sus invitados, con personal en el lugar para planificar comidas y eventos, puede hacer que los fines de semana sean cómodos y relajantes.

Ya sea que esté esperando a algunos miembros de su familia extendida o a cientos de parientes, probar estas ideas para reuniones familiares asegurará que su próxima reunión sea agradable y memorable.